Comment faire en sorte que le télétravail se passe bien ?

4^e et dernier article consacré au télétravail, rédigé sur la base de retours d’expériences de managers de proximité de télétravailleurs rencontrés lors d’une formation que j’ai animée sur ce sujet.

Afin de limiter les risques vus précédemment et de profiter au maximum des opportunités favorisées par le télétravail les managers rencontrés ont partagé un certain nombre de retours d’expérience quant aux bonnes pratiques relevant de leur responsabilité et de celles de l’entreprise.

3 types d’entretiens à organiser avec le (futur) télétravailleur

L’article L1222-10 du Code du travail stipule :

[…] l'employeur est tenu à l'égard du salarié en télétravail :

[…] 3° D'organiser chaque année un entretien qui porte notamment sur les conditions d'activité du salarié et sa charge de travail.

En complément de ce cadre légal, les managers rencontrés ont suggéré 3 types d’entretiens à organiser, abordant des thématiques plus larges que celles indiquées dans le Code du travail.

Un entretien d’aide à la décision

Cet entretien doit aider le potentiel futur télétravailleur, et son manager, à prendre une décision par rapport au télétravail autrement dit à répondre à la question : le télétravail est-il envisageable pour ce salarié ?

Cet entretien poursuit en réalité 4 objectifs :

• S’assurer que le télétravail est adapté aux besoins et souhaits de la personne, qu’il n’est pas une « mauvaise solution » à de « vrais problèmes ».
• Aider le salarié à identifier le mieux possible en amont les déterminants, les avantages et inconvénients du télétravail.
• Aider le manager à se positionner et à donner un avis éclairé sur le passage au télétravail pour le salarié.
• Vérifier si cette personne rencontre des difficultés dans son travail, dans ses relations aux collègues … Plus largement identifier des tensions dans le collectif de travail.

Le contenu de l’entretien est assez ouvert de part et d’autre, et permet d'aborder concrètement :

• Les motivations du salarié : le manager essaye d’identifier les axes principaux de la motivation, à faire ressortir ce que recherche la personne au travers du télétravail. Est-ce moins de déplacements ? Une meilleure conciliation avec la vie privée ? Pouvoir s’isoler pour mieux travailler ?
• Les modalités du télétravail : l’organisation du travail à prévoir, les obligations côté salarié …,
• L’adéquation de son poste avec une situation de télétravail. Qu’est-ce qui ne pourra pas être réalisé par le salarié en TT ? Y a-t-il des aménagements possibles ?  

En plus des côtés opérationnels, techniques et organisationnels (comment le télétravailleur réalisera ses missions, avec quel matériel, …), le manager peut également dès cet entretien recueillir et répondre s’il est en mesure de le faire aux questions du salarié concernant la législation ; la fonction RH de l’entreprise pourra être une ressource utile à contacter à ce stade.

Un entretien préalable pour organiser le télétravail

Le télétravail a été validé côté entreprise, management, et salarié, il s’agit alors d’organiser concrètement cette situation de travail, nouvelle tant pour le manager que pour le salarié et son collectif de travail.

3 grands thèmes se sont dessinés avec les managers rencontrés.

Les modalités légales et matérielles

Quel est le cadre légal, comment les frais sont-ils remboursés, quel matériel sera mis à disposition … Comme indiqué ci-dessus cet entretien pourra se faire avec l’appui des RH.

Le temps du télétravail

Combien de jours par semaine ? Y a-t-il un ou des jours fixes (généralement oui), lesquels ? Ces points sont vus avec le manager avant d’être validés côté RH. Les décisions prises doivent bien sûr être compatibles avec les accords signés, en entreprise ou au niveau de la branche.

Les questions liées au temps partiel s’il y a lieu doivent également pouvoir être posées à ce moment-là.

L’organisation du travail

Liste non exhaustive de thèmes à aborder :

• La distribution du travail ;
• La planification de l’activité ;
• Les modalités de communication : pour quels sujets utilisera-t-on le mail, le téléphone, un autre réseau dans l’entreprise … à ce titre l’utilisation de Skype, qui rend visible l’intérieur du salarié peut poser quelques questions !
• Les personnes-ressources à contacter en plus du manager, et ce afin d’éviter le risque d’isolement.

Les entretiens de suivi

A minima cet entretien de suivi sera à minima l’entretien annuel, au même titre que tout salarié, avec un point spécifique sur le sujet du télétravail.

Toutefois, au début surtout il peut être utile de prévoir des rendez-vous plus « informels » avec le salarié, rapprochés, puis de les espacer en fonction de la manière dont le télétravail se passe.

Dans ces entretiens, les questions de performance seront abordées : est-ce que le télétravailleur parvient à atteindre ses objectifs quand il est en télétravail, quelles difficultés rencontre-t-il ? La question de la motivation, de l’intérêt du télétravail, de son adéquation avec les contraintes du salarié sera abordée ; un changement dans la situation personnelle du salarié peut en effet rendre le télétravail inadapté.

Globalement les thèmes des entretiens préalables et d’aide à la décision pourront donc être repris.

Les bonnes pratiques à mettre en œuvre au niveau de l’entreprise

Les managers ont évoqué quelques idées d’actions à mettre en œuvre dans l’entreprise qui pourraient les aider dans leur pratique managériale avec des télétravailleurs :

• Rédiger un petit guide d’information à l’attention des managers ;
• Intégrer les managers dans les décisions : comme vu ci-dessus, il est fondamental d’intégrer le manager dans le choix des jours de télétravail ; c’est lui et non le service RH qui est en mesure de dire si tel ou tel jour est adapté au télétravail. Les RH vérifient de leur côté la conformité avec les accords d’entreprise et le cadre légal. De la même façon, la mise à disposition par l’entreprise de certains matériels, mais pas forcément tous (par exemple un scanner, une imprimante), aura des impacts sur le travail, et ces sujets doivent être discutés avec les managers.
• Organiser des retours d’expérience entre managers par rapport à cette pratique.

Les bonnes pratiques managériales au fil de l’eau

Des craintes ont été exprimées par les managers, abordées dans l’article sur les risques associés au TT : peur d’oublier de transmettre les informations, d’isoler le salarié, de susciter des tensions dans le collectif …

De façon générale une vigilance particulière est à avoir pour traiter le télétravailleur comme ses collègues ; quelques bonnes pratiques ont aussi été données à titre d’exemple :

• En termes de communication :
  • Maintenir des contacts réguliers, même sans objet autre que celui de prendre des nouvelles, de s’assurer que tout se passe bien, comme on le ferait à la machine à café.
  • Etre vigilant à l’expression des besoins, la susciter, même quand on a l’impression que « tout va bien » par exemple pour les collaborateurs qui paraissent les plus autonomes.
  • Prévenir assez tôt si une réunion est prévue un jour où le salarié est en TT afin qu’il puisse s’organiser.
• En termes de performance : s’assurer au fil de l’eau de la productivité du TT.
• Lorsque des changements importants ont lieu, s’assurer que le télétravailleur sera là.