Points d'appui et points de vigilance à la mise en place du télétravail

Dans une série d’articles, je vais synthétiser des retours d’expérience de managers, recueillis dans le cadre d’une formation que j’ai animée sur le télétravail. Bien plus que les apports théoriques que j’ai pu leur apporter, ce que je retiens des deux jours passés avec eux est l’extraordinaire richesse de leur analyse après quelques mois d’expérience de management de salariés en télétravail.

Ce sont ces feedbacks que je vais synthétiser dans les articles à venir, selon le plan suivant (je m’appuie notamment sur le modèle d’analyse SWOT, Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats)

-          Dans la situation actuelle de travail : les points d’appui et les points de faiblesse préalables à la mise en place du télétravail.

-          Par rapport à la situation de télétravail : en quoi celle-ci peut-elle présenter des opportunités et des risques pour le manager, le salarié, et l’entreprise ?

-          Quels sont les principaux défis auxquels doit faire face le manager dans cette situation, que doit-il mettre en place, qu’est-ce qui va l’aider dans cette situation ?

Les points d’appui : ce qui facilite la mise en place du télétravail

Le premier atout relevé par les managers de proximité, est la bonne connaissance de la personne : manager à distance un collaborateur que l’on connait est plus aisé qu’un collaborateur que l’on connait mal, pour qui on va moins facilement anticiper les besoins, et sentir les difficultés.

Dans le même ordre d’idée, un collaborateur qui a tendance à se mettre en retrait sera dans une situation moins favorable qu’un collaborateur bien intégré dans l’équipe, qui n’hésitera pas à solliciter les collègues ou le manager en cas de besoin. Lorsque l’on travaille loin de son équipe il est en effet nécessaire d’être proactif pour rechercher du soutien ou des informations.

Autrement dit, selon ces managers un salarié trop « indépendant » nécessitera de la vigilance de la part du manager, en revanche, l’autonomie d’un salarié sera un atout. Il faut un minimum de maitrise, d’expérience, pour pouvoir être autonome et en mesure de travailler efficacement en étant seul. La productivité du collaborateur a également été citée comme un critère : il est préférable de ne pas trop éloigner du collectif et du manager une personne qui a des difficultés à atteindre les objectifs, car cela rendrait le soutien, mais aussi le contrôle plus difficiles à assurer pour le manager.

Enfin, au niveau collectif, les coopérations informelles seront un point d’appui. Une des managers a cité deux télétravailleuses qui avaient pris spontanément l’habitude de s’appeler régulièrement pour traiter de sujets communs. Globalement, il sera plus aisé de mettre en place le télétravail pour des personnes appartenant à une équipe où il y a de l’entraide, afin que le support nécessaire au télétravailleur ne repose pas que sur le manager.

Les points de vigilance à prendre en compte à la mise en place du télétravail

Tout ce qui fait obstacle à la communication constitue un point de vigilance pour le manager :

-          un collaborateur qui ne consulte pas régulièrement sa messagerie ;

-          la qualité  de la téléphonie : via un téléphone portable, l’ordinateur, une ligne fixe… Est-ce que cela fonctionne correctement ?

-          le manager lui-même peut être dans une posture délicate, certains managers manquent de marges de manœuvre en ce qui concerne la communication :

o   Descendante : par exemple le manager peut être insuffisamment disponible pour communiquer correctement vers ses collaborateurs, lui-même peut manquer d’informations sur ce qui se passe dans l’entreprise. Même si cela risque d’être insuffisant, un collaborateur qui travaille dans l’entreprise peut néanmoins récupérer ces informations par d’autres canaux, contrairement à un télétravailleur.

o   Ascendante : par exemple un manager qui n’aura pas pu installer des modalités de communication ascendante opérantes, pour des raisons liées à la culture d’entreprise, ou à ses limites propres.

Le choix et la qualité du matériel mis à disposition, ordinateur, imprimante, est à considérer. Sur site lorsqu’un matériel dysfonctionne, il peut être en principe rapidement changé ou réparé, parfois certains postes de travail sont inoccupés et peuvent être utilisés temporairement. A distance, un matériel qui dysfonctionne peut être totalement bloquant pour le télétravailleur.

Enfin les règles de confidentialité propres à l’entreprise sont à anticiper : un manager soulignait les difficultés lorsque le collaborateur, pour des raisons de confidentialité, ne peut avoir certaines données imprimées chez lui, ce qui générait des retards dans les départs de courrier.